Propono de reformo de la Senata Reglamento pri protokoloj, promulgado kaj dokumentoj

Lorena Bellotti, Konsulino de la Esperanta Civito, anoncas proponon de reformo de la Senata reglamento laŭ art. 23 de la nuna Reglamento, por aprobo laŭ la 33a, enkondukitan de sen. Rubeno Fernàndez kaj diskutotan dum la venonta Senata sesio.

Enkonduko
La praktika laboro de la nuna mandato evidentigis plurajn mankojn de la nuna Senata Reglamento, kiu neniam estis modifita depost sia aprobo en 2002. Post preskaŭ 25 jaroj, jam estas tempo ĝisdatigi kaj korekti ĉi tiun tekston, pli gravan ol kiu ajn leĝo krom la Ĉarto, ĉar ĝi difinas la proceduron de la Senato por labori kaj aprobi leĝojn.

Unue necesas ĝisdatigi la proceduron por protokoli la sesiojn. Montriĝis du gravaj mankoj:

a)    Art. 13.3 ne difinas kiel longe la protokolanto devas atendi la rimarkojn de la senatanoj al la unua provizora protokolo.
b)    Art. 13.4 ne klarigas, ĉu eblas aprobi la korektitan version de la protokolo malgraŭ la malkonsentaj reagoj de unu aŭ pluraj senatanoj.

Plie, la Reglamento trudas nenecesajn precizigojn, kondiĉojn kaj limigoj, specife du:

a)    La protokolanto devas esti civitano (art. 13.1), dum tio ne servas specialan celon; fakte, kiu ajn ĉeestanta necivitano povas protokoli fidinde kaj senpartie.
b)    La aprobitaj originaloj devas esti konservataj “sub la responso de la Konsulo, nome la vickonsulo pri internaj aferoj” (art. 13.5). Ĉi tiu estas la sola kazo en kiu nia normaro nomas iun specifan vickonsulon kaj limigas la liberon de la ekzekutiva povo organizi sin mem, kaj la liberon de la Konsulo por delegi taskojn kaj komisiojn al kapitulanoj laŭ sia bontrovo.

Krome, la ĝisnuna proceduro ne plu spegulas la nunan praktikon kaj oportunon. Depost la populariĝo de la unuaj saĝotelefonoj en 2007, registri sonon kaj eĉ videon fariĝis pli kaj pli facile; nun eblas registri la tutan sesion, konservi la registraĵon sen iu ajn limigo krom la kapacito de komputiloj kaj serviloj, kaj eĉ distance disponigi ilin al senatanoj kaj aliaj interesatoj. Pli kaj pli, skribita protokolo utilas nur kiel resumo kaj anstataŭo de la registraĵo, kaj fariĝas vere valora nur kiam la registraĵo estas forviŝita pro spacomanko. Ankaŭ la verbo ‘sendi’ estas tro preciza: anstataŭ sendi kopiojn per (ret)poŝto, nun eblas distance labori sur la sama dokumento.

Dua manko de la Reglamento multe pli grava estas la proceduro por promulgi aprobitajn normojn.

Laŭ art. 20.2.c de la Konstitucia Ĉarto, inter la ekskluzivaj responsoj de la Konsulo estas “promulgi la normigajn aktojn de la Parlamento”. Laŭ la Verda Libro de la Esperanta Civito (2006) promulgi estas “oficiale konstati la ekziston de leĝo kaj ordoni ĝian plenumon”. 
Laŭ mia kompreno kiel arĥivisto, promulgo konsistas el tri ŝtupoj:

a)    Subskribi la normon per persona subskribo aŭ oficiala sigelo.
b)    Arĥivi la aŭtentan, subskribitan, datitan originalon.
c)    Publikigi la tekston sen prokrasto.

En la kazo de protokoloj kaj aliaj originaloj por interna uzo, la proceduro devus esti sama, krom la ŝtupo (c), kiu ne estas bezonata por protokoloj sed estas la plej grava por aprobitaj normoj, ĉar civitanoj ne povas obei normojn se ili ne estas publikaj, legeblaj kaj koneblaj. Sekve, la ĉefa kondiĉo por primulgo estas publikigo. Kaj strange, art. 13 tre detale priskribis ĝis nun la ŝtupojn (a) kaj (b) por protokoloj, dum ĉiuj tri kondiĉoj estis forgesitaj en la kazo de normoj.

Mi vere miras, ke tiu plej baza principo ne estis atentita ĝis nun, ke tute mankas promulgoproceduroj en nia juro, kaj ke pro tiu manko multaj dekretoj kaj ediktoj kaj nemalmultaj leĝoj kaj direktivoj estis simple forgesitaj en tirkestoj kaj fine malaperis, kiel ekzemple Lex Signorum, kies teksto estas perdita. Ankaŭ se perditaj normoj estus retrovitaj kaj publikigitaj, tio ne promulgus ilin retroaktive. La perdo de dokumentoj kaj la rezulta manko de jura certeco faras la laboron de la Senato praktike senutila: ĝi laboras por la paperkorbo.

Estas bona ekzemplo de perdita normo la Direktivo Rogora pri Komuna Integrita Biblioteka
Sistemo. Antaŭ tri jaroj necesis rekonstrui ĝin el disaj informoj kaj reaprobi ĝin kiel Direktivo Giordano pri Komuna Integrita Biblioteka kaj Arĥiva Sistemo, aŭ KIBAS. La aldono al la nomo indikas, kiel ĝuste pro ĉi tiu okazaĵo oni konstatis la bezonon de centra arĥivo de la Civito. Tia arĥivo nur povos esti reta kaj cifereca, kiel konvenas al nia diaspora popolo, kaj al la nuna jarmilo.

Unu el la kaŭzoj ke aprobitaj dokumentoj perdiĝas, estas ke ĝis nun aprobo postulis manskribitan subskribon kaj paperan originalon. Tial la originaloj de niaj normigaj aktoj sidas dise, en la hejmoj de hazardaj protokolintoj kaj eksaj oficistoj. Por tutmonda diasporo kiel la nia, malfacilas koncentri paperajn dokumentojn en fizika arĥivo. Dume, en la lasta jardeko evoluis sistemoj por elektronike subskribi bitajn dokumentojn kun fidindeco simila al tiu de manskribaj subskriboj. Bazitaj sur sekretaj ŝlosiloj kiuj fizike sidas en la komputilo de la uzanto kaj devas esti gardataj, ili pli similas al orientaziaj sigeloj ol al okcidentaj subskriboj, sed sufiĉas por datumi dokumentojn, garantii ilian aŭtentecon, kaj reprezenti la subskribinton.

Necesas insisti, ke arĥivado de formaligitaj originaloj estas necesa parto de promulgo, ĉar simpla publikigado en nia organo Heroldo Komunikas ne sufiĉas. Retejo ne estas aŭtenta arĥivo en si mem, ĉar kiu ajn kiu kontrolas retejon povas retrospektive modifi ĝian enhavon, kiam ajn, laŭ sia kaprico. Simplaj retpaĝoj ne estas fidindaj kaj ne evitas eventualajn akuzojn de falsado. Por ke niaj normoj kaj dokumentoj estu fidindaj kaj oficialaj por ĉiuj, eĉ por niaj kontraŭuloj en la finvenkisma movado, ili devas montri sin aŭtentigitaj per elektronika sigelo. Dokumento aŭtenta kaj originala estas tiu kiu fidinde certigas:
a)    la identecon de sia aŭtoro aŭ subskribinto;
b)    ke ĝi estis kreita kaj subskribita en difinita momento;
c)    ke nenio el ĝia enhavo estis forprenita aŭ aldonita de post tiu momento.

Ciferecaj originaloj jam havas tiujn kvalitojn. Tial, ĉi tiu reformo celas ne nur difini proceduron por promulgo de normoj, sed ankaŭ starigon de reta elektronika arĥivo de la Civito.

Laste, ĉi tiu modifo de la Reglamento aplikas la rekomendojn kaj principojn de la Universala Deklaracio pri Arĥivoj, proponata por adopto de la Civito en la sama parlamenta sesio.

Teksto de la modifoj
Sekvas la tekstoj de la modifoj. Vortoj per grasaj literoj estas modifoj. Se mankas grasaj literoj, la tuta teksto de la artikolo estas modifo.
Art. 13: Protokolo
1.    La Senata sesio devas esti registrata de la komenco ĝis la fino, almenaŭ sone; ankaŭ ĉeestantoj rajtas mem registri kaj disponigi sian registraĵon al la protokolanto.
2.    En la komenco de la sesio la Konsulo nomumas protokolanton inter la ĉeestantoj.
3.    Kiel eble baldaŭ post la sesio, la Konsulo aŭ ties delegito disponigas la registraĵojn al la senatanoj kaj al la protokolanto.
4.    La protokolanto redaktas la provizoran protokolon kaj ne pli malfrue ol 30 tagoj post la kunsido disponigas al ĉiuj senatanoj la provizoran protokolon kaj anoncas tion.
5.    La senatanoj havas 10 tagojn por revizii la provizoran protokolon kaj proponi modifojn.
6.    Modifinte la tekston laŭ la ricevitaj modifproponoj, post maksimume 7 tagoj la protokolanto disponigas la novan tekston al la senatanoj.
7.    Se neniu senatano reagas dum kvin tagoj post la anoncita disponigo, la protokolo estas konsiderata kiel unuanime aprobita; se iu senatano reagas malaprobante iun specifan parton de la teksto, la protokolo estas konsiderata aprobita per plimulto, kaj la nombro de kontraŭaj voĉoj estas notata en la fino.
8.    La aprobita protokolo estas formaligata kaj arĥivata laŭ la sama proceduro kiel la originaloj de aprobitaj normoj (art. 28)
Art. 28: Arĥivado kaj promulgo
1.    Leĝoj, administraj aktoj, rezolucioj, deklaroj kaj rekomendoj estas formaligataj per  datumo kaj subskribo de la Konsulo aŭ de nomumita aktisto.
2.    La subskribo devas esti prefere elektronika. Se ĝi estas permana, post ne pli ol unu semajno la subskribinto devas produkti elektronikan kopion de la papera dokumento, kiu de tiam estos konsiderata originalo.
3.    La originaloj de la aprobitaj normoj estas konservataj en centra elektronika arĥivo sub la respondeco de la Konsulo aŭ de nomumita arĥivisto, en sekuraj kondiĉoj kiuj garantiu longperspektivan konservadon, netuŝitecon, integrecon kaj fidindecon de la originaloj.
4.    La centra arĥivo devas havi kapablon doni telematikan aliron al civitanoj laŭ art. 27.2 de la Konstitucia Ĉarto, kaj al esploristoj kaj aliaj interesatoj laŭ normoj disvolvotaj per administra akto.
5.    Normoj estas promulgataj per publikigo en Heroldo Komunikas kiel datitaj artikoloj ne pli malfrue ol unu semajno post sia subskribo; ili estas oficialaj, validaj kaj aplikeblaj nur ekde la dato de tiu publikigo. Kiam kopiitaj al statika paĝo aŭ surpapere, la kopio devas konservi la daton de publikigo kaj ligilon al la originala artikolo.
Art. 33: Financoj
3. Almenaŭ unu fojon jare la Konsulo aŭ ties delegito raportos al la Senato pri la kosto de la reta arĥivo kaj de Heroldo Komunikas.